Dataskydds- och registerbeskrivning

  1. Registeransvarig och kontaktperson

 

Registeransvarig: Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry (”Föreningen”)

Adress: Valimotie 10, 00380 Helsingfors

Telefon: 044 752 9360

E-post: toimisto@vammaisurheilu.fi

Kontaktperson: Teemu Lakkasuo

 

  1. Registrerade

 

I registret behandlas person- och kontaktuppgifter om personer, föreningar, företag och offentliga förvaltningar som har registrerat sig i webbtjänsten Hjälpmedelsverksamheten för anpassad idrott SOLIA (”SOLIA”) (”Registrerad”).

 

  1. Grund och ändamål för behandlingen av personuppgifter

 

Ändamålet med registret är att hålla de registrerades personuppgifter uppdaterade under medlemskapet, kundrelationen eller någon annan verksamhetsperiod, att upprätthålla och utveckla registret samt att bedriva marknadsföring och direktmarknadsföring i personuppgiftssystemet (”Systemet”).

 

Behandlingen av barns uppgifter grundar sig på att vårdnadshavaren har gett sitt uttryckliga samtycke eller sin fullmakt efter att ha diskuterat saken tillsammans med barnet.

 

  1. Personuppgifter som behandlas

 

I registret behandlas person- och kontaktuppgifter om personer som har använt webbtjänsten SOLIA och SOLIA:s tjänster för uthyrning av redskap, samt nödvändiga uppgifter som hänför sig till tjänsterna och kundrelationen. Dessa uppgifter är:

 

  • Den registrerades för- och efternamn;
  • Den registrerades adress och hemort;
  • Den registrerades e-postadress;
  • Den registrerades telefonnummer;
  • Den registrerades faktureringsuppgifter;
  • Den registrerades FO-nummer
  • Identifieringsuppgifter för elektronisk kommunikation;
  • Den registrerades redskapsspecifika tilläggsuppgifter (t.ex. personens längd, rullstolens sittbredd)
  • Den registrerades idrottsförening eller medlemsförening;
  • Den registrerades tidigare beställningsuppgifter för tjänster och produkter;
  • Uppgifter om den registrerades tidigare deltagande i evenemang;
  • Den registrerades vårdnadshavares för- och efternamn;
  • Den registrerades vårdnadshavares adress och hemort
  • Den registrerades vårdnadshavares e-postadress;
  • Den registrerades vårdnadshavares telefonnummer;

 

  1. Regelmässiga informationskällor

 

Personuppgifter samlas in från den registrerade själv samt från den registrerades vårdnadshavare eller annan kontaktperson.

 

  1. Skydd av personuppgifter och informationssäkerhet

 

Personuppgifter som behandlas digitalt är skyddade och lagrade i Föreningens System, till vilket åtkomsten är begränsad till personer som behöver uppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessa personer har personliga användarnamn och lösenord.

 

Personuppgifterna är skyddade mot obehörig användning. Personuppgifter som skickas utanför Föreningen krypteras. De arbetsstationer och lagringsmedier som används är krypterade.

 

  1. Regelmässigt utlämnande och överföring av personuppgifter

 

Personuppgifter får lämnas ut till tredje part endast för uppföljning och forskning. VAU kan också utan separat meddelande överföra uppgifterna i sina egna system för att genomföra fakturering.

 

Personuppgifter kan även överföras till andra tjänsteleverantörer för att genomföra Systemet. Registeransvariges samarbetspartner som svarar för personregistrets tekniska underhåll kan överföra personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om integritetsskydd och denna dataskyddsbeskrivning.

 

  1. Överföring av personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

 

Föreningen kan vid behandlingen av personuppgifter också använda andra tjänsteleverantörer som är belägna utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Överföring av personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet sker alltid på någon av de lagenliga grunder som nämns nedan:

 

  • Europeiska kommissionen har beslutat att den aktuella mottagarlandet säkerställer en tillräcklig nivå av dataskydd;
  • Föreningen har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för överföringen av personuppgifter genom att använda de standardavtalsklausuler om dataskydd som Europeiska kommissionen har godkänt. Den registrerade har då rätt att få en kopia av dessa standardavtalsklausuler genom att kontakta Föreningen enligt beskrivningen under punkten Kontakter; eller
  • Den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till överföringen av sina personuppgifter, eller det finns någon annan lagenlig grund för överföringen av personuppgifterna.

 

Åtkomst till personuppgifterna ges inte i större utsträckning än vad som är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsterna. Överföring av personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet grundar sig alltid på gällande lagstiftning om behandling av personuppgifter och genomförs i enlighet med den lagstiftningen.

 

  1. Lagringstid för personuppgifter

 

Personuppgifterna lagras i registret tills den registrerade själv begär att få sin användarprofil raderad eller så länge hen har en kundrelation till tjänsterna. Efter att kundrelationen eller annat band har upphört lagras uppgifterna i högst fem år, men personuppgifterna kan även lagras längre om tillämplig lagstiftning eller Föreningens avtalsförpliktelser gentemot tredje part kräver en längre lagringstid. Efter lagringstiden bevaras uppgifterna i anonymiserad form utan individualiserande identifieringsuppgifter.

 

  1. Profilering

 

Föreningen kan som en del av behandlingen av personuppgifter genomföra automatisk profilering av den registrerade. Till följd av profileringen får den registrerade bättre riktade marknadsföringsmeddelanden.

 

Profilering används för att rikta information om utbildningar, evenemang, andra tjänster och produkter samt annan eventuell information med hjälp av SOLIA:s uthyrningstjänster, adressuppgifter, band eller andra uppgifter.

 

  1. Den registrerades rättigheter

 

Den registrerade har när som helst rätt att invända mot behandlingen av sina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Den registrerade kan ge Föreningen kanalspecifika samtycken och förbud som gäller direktmarknadsföring (till exempel förbjuda marknadsföringsmeddelanden som skickas via e-post).

 

Dessutom har den registrerade i princip enligt tillämplig dataskyddslagstiftning när som helst rätt att:

 

  • få information om behandlingen av sina personuppgifter;
  • få tillgång till sina egna uppgifter och kontrollera de personuppgifter om sig själv som Föreningen behandlar;
  • kräva att felaktiga och ofullständiga personuppgifter rättas och kompletteras;
  • kräva att sina personuppgifter raderas;
  • återkalla sitt samtycke och invända mot behandlingen av sina personuppgifter i den mån behandlingen av personuppgifterna grundar sig på den registrerades samtycke;
  • invända mot behandlingen av sina personuppgifter på grund av sin särskilda personliga situation i den mån den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna är Föreningens berättigade intresse;
  • få sina personuppgifter i maskinläsbart format och överföra dessa uppgifter till en annan registeransvarig, förutsatt att den registrerade själv har lämnat dessa personuppgifter till Föreningen, Föreningen behandlar personuppgifterna på grundval av den registrerades samtycke och behandlingen sker automatiskt; och
  • kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas.

 

Den registrerade ska framställa en begäran om utövande av ovan nämnda rättighet i enlighet med punkten Kontakter i denna dataskyddsbeskrivning. Föreningen kan be den registrerade att precisera sin begäran skriftligen och att styrka sin identitet innan begäran behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på de grunder som anges i tillämplig lag.

 

  1. Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten

 

Varje registrerad har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten eller till tillsynsmyndigheten i den medlemsstat i Europeiska unionen där den registrerades hemvist eller arbetsplats är belägen, om den registrerade anser att hens personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

 

  1. Kontakter

 

Begäranden om utövande av den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontakter ska göras via e-post till dataskyddsombudet eller en annan person som den registeransvarige har angett (Teemu Lakkasuo) på adressen (teemu.lakkasuo@vammaisurheilu.fi). Den registrerade kan också kontakta oss personligen eller skriftligen på nedanstående adress:

 

Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry

Teemu Lakkasuo

Valimotie 10

00380 Helsingfors

 

  1. Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning

 

Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras från tid till annan, till exempel när lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats 6.2.2019.